Czy epidemia wirusa COVID-19 zmieni zachowania Polaków względem świadczenia usług zdalnych w urzędach?

Nie ulega wątpliwości, że światowa pandemia wirusa COVID-19 zmieniła wiele w naszym codziennym życiu i działaniach. Branża turystyczna w szczególny sposób odczuła ograniczenia związane z podróżowaniem, jednak zmiany dotyczą także naszego podejścia do szeregu innych usług dotychczas wykonywanych i świadczonych na co dzień. Do tej pory ludzie wiele rzeczy związanych z czynnościami i sprawami załatwianymi w różnego rodzaju urzędach czy instytucjach dokonywali samodzielnie, wychodząc z założenia, że trzeba wszystko zrobić samemu, żeby mieć pewność, że zostało to wykonane poprawnie. Problemem nie było wzięcie więc dnia wolnego w pracy i czekanie w kolejce do danej instytucji zwłaszcza, że część urzędów do wykonania pewnych działań wręcz wymagała (jeszcze do niedawna) naszego osobistego stawiennictwa. Często jednak wiązało się to w praktyce tak naprawdę z większą liczbą dni wolnych, gdyż złożone dokumenty należało także osobiście odebrać. Wiadomo natomiast, że godziny pracy urzędów często pokrywają się z godzinami otwarcia naszych miejsc pracy.

Pandemia koronawirusa oraz specjalne środki ostrożności, które zostały w ramach walki z nią podjęte pokazały jednak, że większość spraw urzędowych można z łatwością załatwić nawet bez konieczności wychodzenia z domu. Rozszerzono wiele usług w oparciu o działania wykonywanie zdalnie – nie tylko przez internet, ale nawet korzystając z usług poczty polskiej, firm kurierskich lub pośredniczących w tego typu działaniach. Wśród takich firma znajduje się na przykład działająca już od ponad 10 lat na rynku Wizaserwis Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, której zakres usług jest bardzo szeroki i dotyczy nie tylko aplikacji o najbardziej popularne wizy, jak chociażby te do Stanów Zjednoczonych, Rosji czy Chin, ale także do innych krajów, których ambasady znajdują się również poza Polską, a do których udanie się osobiście stanowiłoby często znaczne wyzwanie i pociągnęłoby za sobą duże koszty. Za pośrednictwem tej firmy można także zalegalizować dokumenty prywatne i handlowe do obrotu prawnego za granicą (apostille, legalizacje zwykłe, zaświadczenia o niekaralności, pełnomocnictwa, akty notarialne, itp.). W praktyce więc bez wychodzenia z domu (kurier może odebrać od nas dokumenty i później dostarczyć już gotowe z powrotem), opłacając niewielkie pośrednictwo można zrobić to, co jeszcze niedawno wiązało się z całym dniem naszej pracy. Często takie firmy, jak wspomniana Wizaserwis, mogą nawet w naszym imieniu wypełnić wnioski skierowane do konsulatów czy innych instytucji, jak np. do Ministerstwa Spraw Zagranicznych czy Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej, legalizujących dokumenty.

Narzuca się więc pytanie czy nie tylko w dobie kryzysu epidemicznego, gdy wyjście z domu jest możliwe tylko w szczególnych okolicznościach, ale także po unormowaniu się już sytuacji jest szansa na rozwój usług związanych z pośrednictwem w załatwianiu czynności urzędowych? Chodzi tu między innymi o dotychczas możliwe składanie w czyimś imieniu wniosków wizowych, dokumentów do legalizacji, pobierania niektórych zaświadczeń, itp., ale być może złagodzeniu ulegną także inne procedury, do których wcześniej bezwzględnie wymagane było osobiste stawiennictwo lub rozszerzą się jeszcze bardziej te dotychczas już dostępne.

Ludzie byli wcześniej przyzwyczajeni do tego, że w celu złożenia pewnych dokumentów w urzędzie czy jakiejkolwiek instytucji publicznej muszą się tam udać osobiście. Nic bardziej mylnego. Już wcześniej niektóre urzędy, jak np. konsulaty, skłaniały się do współpracy z firmami zewnętrznymi takimi, jak wspomniana chociażby WizaSerwis z prostej przyczyny – osoba, która przyjdzie do urzędu załatwić wizę czy zalegalizować dokument często nie jest świadoma wszystkich wymogów z tym związanych. Takiemu interesantowi trzeba wykonać dodatkową kopię paszportu czy dowodu osobistego, pomóc uzupełnić wniosek czy wskazać, w którym oddziale banku może dokonać płatności za daną usługę. Korzystanie z pomocy firm w tym się specjalizujących oszczędza wiele czasu nie tylko osobom zgłaszającym się do nich i płacących za takie usługi, ale także pracownikom samych instytucji publicznych – finalnie bowiem otrzymują dobrze przygotowane dokumenty, a czas rozpatrywania wniosku znacząco się skraca. W innych krajach Unii Europejskiej, jak np. w Niemczech, wiele ambasad i konsulatów wręcz całkowicie przechodzi na współpracę z firmami zewnętrznymi, powołując tzw. biura podawcze, mające na celu skompletowanie dokumentów do wydania danej wizy w taki sposób, aby urzędnik otrzymawszy aplikację miał za zadanie w praktyce tylko wbić do paszportu naklejkę wizową. Być może taka przyszłość leży także przed naszym krajem zwłaszcza, że procedury wizowe ulegają znacznemu złagodzeniu i raczej ubywa krajów wymagających tradycyjnych wiz niż ich przybywa.

W okresie pandemii zauważono, że wymóg osobistego stawiennictwa aplikanta nie jest aż tak konieczny – dokumenty można wysłać za pomocą wiadomości e-mail, pocztą, kurierem lub może je przynieść nie tylko każdy, zainteresowany wnioskodawca, ale np. jedna osoba mogłaby dostarczać kilka lub kilkanaście wniosków. Osoby zainteresowane takimi usługami mają do wyboru szereg firm, które w ich imieniu, za niewielką opłatą dodatkową, będą czekać w kolejce do legalizacji dokumentu w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, dokonają opłaty w konkretnych oddziale banku aplikując o wizę czy złożą i odbiorą zaświadczenia w sądzie. Należy wybrać tylko taką firmę, która jest sprawdzona na rynku, posiada doświadczenie i kompetencje do świadczenia tego typu usług, a także dba o bezpieczeństwo powierzonych jej dokumentów, co jest niezwykle istotne w tego rodzaju działalności.

Analizując rynek takich usług można śmiało stwierdzić, że jest to bardzo interesująca i stale rozwijająca się branża, która ma szanse nie tylko na przetrwanie w obecnej sytuacji związanej z pandemią koronawirusa, ale także może się rozwinąć w niedalekiej przyszłości, ułatwiając ludziom wiele, zdawałoby się prostych, czynności urzędowych.